¿Cómo utilizamos Basecamp?

Los sistemas organizativos desarrollados en las primeras etapas comienzan a ser ineficientes, debido al aumento de la carga de trabajo y a la necesidad de una mayor estructuración de la información.

En Minimum.run hemos estado iterando nuestro sistema de gestión de tareas y proyectos comenzando con Notion y pasando a Clubhouse, una herramienta más centrada en los desarrolladores. No pudimos encontrar una herramienta que se adaptara a las necesidades del equipo, que nos facilitara la comunicación con nuestro cliente y mantuviera la última versión de la información en un lugar centralizado. Por eso decidimos implementar Campamento base como herramienta para la gestión de tareas y la comunicación con el cliente. Y en este post te contaremos lo que hemos aprendido, como resultado de 2 meses utilizando esta herramienta en nuestro trabajo diario.

¿Qué es Basecamp?

Campamento base es una empresa con sede en Chicago fundada por Jason Fried en 1999, que poco a poco se ha convertido en una empresa de desarrollo de aplicaciones web.

Son los creadores de la metodología Shape-up, que utilizamos como mínimo adaptada a nuestras necesidades y se centran en desarrollar productos muy centrados en resolver los problemas de los usuarios, especialmente en los pequeños detalles o funcionalidades. Basecamp 3, según sus propias palabras: «más que una herramienta de gestión de proyectos, es una mejor manera de trabajar» y esa es una de las principales características de Basecamp, que veremos a lo largo de este post. Funcionará mejor cuanto más utilices esta herramienta.

Centrada en el principio de menos es más, esta herramienta busca reemplazar el administrador de tareas, la mensajería instantánea (Slack o Discord) ¡e incluso el correo electrónico!

Basecamp utiliza un sistema de gestión basado en proyectos.

Cada proyecto incluye toda la información que pueda necesitar dentro del proyecto y tiene la posibilidad de incluir solo a las personas que necesitan participar en el proyecto. El objetivo de esto es tener toda la información de un proyecto en un solo lugar y que todas las personas que necesitan estar informadas tengan acceso a la información de una manera clara y fácil.

Todas las herramientas que necesitas, en un solo lugar

Basecamp incluye en cada proyecto 6 herramientas. Cada una tiene su funcionalidad específica.

• Tablero de mensajes: Una herramienta para crear anuncios y comunicar la información necesaria tanto al equipo como a los clientes. Permite crear publicaciones en las que añadir comentarios, manteniendo la conversación centralizada en un solo lugar. Lo especial de esta funcionalidad y su ventaja adicional es que envía estas publicaciones como correos electrónicos, a los que se puede responder directamente desde el correo electrónico.
  
  Esto significa que puedes usar este canal para gestionar las comunicaciones con los clientes internamente, con la libertad de que el cliente decida si quiere responder por Basecamp o por correo electrónico.

• Fogata: Una mensajería instantánea integrada en cada proyecto que te permite mantener conversaciones tanto internas con el equipo como externas con el cliente.

• Lista de tareas pendientes: El administrador de tareas de cada proyecto, organizado en un sistema de listas. Esto permite agrupar las diferentes tareas según el ámbito al que corresponden, como todas las tareas relacionadas con el diseño, todas las tareas relacionadas con el producto, etc.
  
  Dentro de cada tarea, puede asignar un propietario, que es la persona encargada de realizar la tarea, un supervisor al que se le notificará cuando se complete la tarea (puede agregar plazos) y agregar una descripción o notas. Además, puedes hacer comentarios sobre la propia tarea para resolver todas las dudas específicas sobre la misma.
  
  Cabe destacar que esta funcionalidad está muy bien diseñada para funcionar siguiendo las Metodología Shape Up , al poder crear más listas a medida que se reduce la incertidumbre del proyecto. Sin embargo, se pueden adaptar a las necesidades de otras metodologías de trabajo.

• Programación: le permite tener una vista de las fechas del proyecto, siguiendo un estilo particular de visualización y vinculándolas a su propio calendario.
• Documentos y archivos: un lugar donde puede organizar todos los archivos y documentos relacionados con el proyecto.
• Registros automáticos: Si lo deseas, puedes hacer preguntas o comprobaciones recurrentes (con la frecuencia que decidas) para, por ejemplo, hacer un estado diario.

Todas estas herramientas funcionan en conjunto para proporcionarle el conjunto completo de herramientas que necesita para gestionar un proyecto. Sin embargo, es posible que no necesite utilizarlas todas en todos los proyectos o que prefiera utilizar algunas de ellas en otros lugares. Veamos cómo lo hacemos en Minimum.

¿Cómo utilizamos Basecamp como mínimo?

Una vez que tuvimos una visión general de las posibilidades de lo que ofrece Basecamp, en Minimum hemos decidido utilizarla como herramienta de gestión de proyectos, tanto internamente como con los clientes.

Una de las ventajas de Basecamp para gestionar proyectos con clientes es que puedes invítalos al proyecto y tener control sobre la información que el cliente puede ver. Aunque no es un control total, puedes establecer cierta separación, por ejemplo, crear tableros de mensajes privados para el equipo, hacer una fogata sin el cliente o mostrar una hoja de ruta de tareas más simplificada para el cliente y más detallada para el equipo.

Por eso, en los proyectos con clientes, los invitamos a tener visibilidad de cómo avanza el proyecto, teniendo siempre la opción de interactuar con el equipo por correo electrónico, si así lo prefieren.

Basecamp, además de trabajar por proyectos, te permite crear equipos que te permiten tener un conversación estructurada por departamentos o equipos de la empresa. Esto es muy útil para poder segmentar la conversación y no añadir ruido a las personas que no lo necesitan.

También tenemos un canal, que hemos llamado Sede mínima, en el que está presente toda la empresa y lo utilizamos como un canal de comunicación centralizado, para hablar sobre temas relacionados y no relacionados, como comunicar ausencias, noticias, transmitir información...

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Administración de tareas y notificaciones

Una de las grandes ventajas de Basecamp es que organiza las notificaciones de una forma particular - lleva algo de tiempo acostumbrarse - pero le brinda un control muy detallado sobre las notificaciones que desea recibir y

En el ¡Hola! bandeja, recibirás todas las notificaciones de los proyectos o equipos en los que te encuentres, para que puedas decidir cuándo consultarlos y revisar todas las noticias del equipo. Si quieres tener un filtrado más específico de la información, dispones de Pestaña de actividad, muy útil para las personas encargadas de gestionar diferentes proyectos o diferentes equipos, ya que permite tener una visión rápida del estado de cada uno de los proyectos, así como una visión general de la carga de trabajo del equipo.

Sin embargo, esta bandeja se llena rápidamente cuando trabajas en un equipo grande, por eso han implementado un Pestaña Mis cosas, que le permite tener una visión más particular de su trabajo.

Basecamp sobre una base diaria: una pequeña evaluación

Desde que dimos el salto a Basecamp hace casi dos meses, hemos encontrado una serie de ventajas en términos de organización, comunicación y mayor asincronía. Sin embargo, no hemos abandonado Notion, una herramienta que por el momento nos sigue apoyando en algunas tareas, así como en la gestión interna del equipo.

Ventajas de Basecamp:

• Mejor gestión de tareas: El sistema de organización de tareas por proyectos, las diferentes listas y la posibilidad de añadir solo a las personas que tienen que estar al tanto del proyecto hacen que tengas una buena visión general de las tareas. Genera automáticamente una lista de tareas, muy útil para cada persona y especialmente útil para aquellas personas que son responsables de los proyectos.
• Una organización basada en proyectos: Por la forma en que está organizado Basecamp, facilita la creación y organización de la información en los proyectos, lo que se adapta muy bien a nuestra forma de trabajar.
• Incluye al cliente en los proyectos: Basecamp está diseñado en gran medida para trabajar con los clientes dentro de los propios proyectos, lo que crea un lugar centralizado para toda la información y el trato con el cliente, que puede ver en tiempo real el estado del proyecto.
• Comunicación por correo electrónico: Una de las mayores ventajas de usar Basecamp para la administración de clientes es que todas las comunicaciones del tablero de mensajes llegan al cliente por correo electrónico y pueden responderse, y las respuestas se integran directamente en Basecamp.
• Gestión de notificaciones: Puedes tener una granularidad muy profunda de las notificaciones que quieres recibir, incluso activando un modo de concentración, para evitar recibir notificaciones cuando no quieres verlas.
• Aplicación móvil: Tener la posibilidad de tener toda la información necesaria en una aplicación para poder tenerla a mano incluso fuera de tu lugar de trabajo.

Y las partes que creemos que podrían mejorarse:

• No es una herramienta para trabajar en el proyecto: Para cosas como el Pitch o el documento sí, pero debemos recurrir a herramientas como hojas o presentaciones para determinados elementos. Para cosas como estas utilizamos Notion, o la suite Drive, ya que nos brinda una mayor riqueza en términos de formato y opciones.

Los casos específicos están trabajando en una hoja de ruta o en una presentación. Existe la opción de añadir documentos y archivos, pero no tiene funciones de edición.

• Es un paso más hacia la asincronía. Y si bien este no es un punto malo en sí mismo, no es una herramienta que fomente las conversaciones espontáneas o no relacionadas con el trabajo con los colegas. Y si bien esto es una ventaja en términos de mantener la concentración y ser productivo, es imperativo tratar de encontrar un equilibrio entre ambos y encontrar la manera de tener una conexión más informal con el equipo.
• No es posible tener dos fogatas cuando trabajas con un cliente, lo que significa que no puedes aprovechar esta funcionalidad para separar los mensajes internos del equipo de lo que quieres que vea el cliente.

Conclusiones sobre Basecamp

En resumen, Basecamp es una herramienta muy interesante para servir como gestor de proyectos y tareas, que ha mejorado nuestra organización en cuanto a proyectos, comunicación y cantidad de información disponible. Sin embargo, es una herramienta que necesita de otras para terminar de ofrecer la capacidad de trabajo que necesitamos, como Notion para trabajar en proyectos, Google Presentations para presentaciones a clientes... Y ninguna herramienta es perfecta, por lo que debemos elegir aquella que introduzca menos fricciones a la hora de utilizarla en nuestro trabajo diario, a la vez que gestionamos actuar como «fuente de verdad» y proporcionar toda la información necesaria para los miembros del equipo. Creemos que el cambio ha sido para mejor, por lo que por el momento será la herramienta preferida dentro del equipo.

Seguiremos iterando y experimentando con nuevas formas de optimizar nuestro día a día, pero por el momento creemos que el cambio ha sido para mejor.

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